Privacy op school

• Een klasreünie
• School en reclame
• Magneetkaarten
• Het rijksregisternummer
• De privacy van leerkrachten
• Gescheiden ouders
• De school en leerlingengegevens
• Publiceren van studieresultaten
• Nieuwe technologieën op school ? Waarom niet, maar  …

Een klasreünie

Mag ik aan mijn vroegere school de adressen van de oud-leerlingen op vragen om een klasse reünie te organiseren?

Dat mag niet. Nogal streng niet?  Dat betekent niet dat je je klasreünie niet kunt organiseren. Maar je zal het op een meer privacyvriendelijke manier moeten aanpakken.

Na een aantal jaren is het niet evident om nog een geüpdatet adressenbestand van je oude klasgenoten te hebben. Het is dus de meest normale zet om daarvoor een beroep te doen op de schooldirectie. Maar zelfs al heeft de school een volledig up-to-date adressenbestand, toch mag de schooldirectie geen adressen doorgeven voor dit doel. Hetzelfde geldt voor de gemeentebesturen. De reden hiervoor is te vinden in het finaliteitsbeginsel in artikel 4 van de privacywet.

Dit artikel 4 stelt onder andere dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden mogen worden verkregen en dat die gegevens niet verder mogen worden verwerkt op een manier die onverenigbaar is met die doeleinden. Om te zien of een verdere verwerking onverenigbaar is, wordt rekening gehouden met de redelijke verwachtingen van de betrokkene maar ook met de wettelijke bepalingen die van toepassing zijn. De school verkreeg destijds de adresgegevens van haar leerlingen voor onderwijsdoeleinden en niet voor de organisatie van een reünie zoveel jaren later.

Moet er dan maar geen reünie komen? Helemaal niet. Alleen, het is minder eenvoudig dan aanvankelijk gedacht. Maar waar een wil is, is een privacyvriendelijke weg. Je zal beroep moeten doen op de diensten van het Rijksregister en soms ook wel een beetje op de vroegere school. Hierna krijg je een overzicht van de juiste werkmethode.

Hoe gaat het in zijn werk?

• Je schrijft een brief naar het Rijksregister (Koloniënstraat 11, 1000 Brussel). In die brief leg je uit waarom je van een aantal personen het juiste adres nodig hebt.
• Het is wel belangrijk dat je voldoende informatie geeft over de personen met wie je in contact wilt komen. Op die manier is het voor het Rijksregister mogelijk om het correcte adres op te zoeken. Dit betekent dat jij voor iedere persoon ten minste de naam, de voornaam en het laatste gekende adres moet opgeven. Echter, hoe meer informatie, hoe beter! Bijvoorbeeld in welke periode de gezochte persoon op een bepaald adres woonachtig was, of nog beter, zijn geboortedatum of geboortejaar.
• Helaas is niets voor niets! Vooraleer tot actie over te gaan, laat het Rijksregister weten hoeveel het opzoekings- en verzendingswerk gaat kosten. Zij hanteren hiervoor reglementaire tarieven. Vervolgens zoekt het Rijksregister de gevraagde adressen op en stuurt de gezochte oud-leerlingen een standaardbrief met een korte toelichting over wie contact zoekt en waarom. Jij krijgt dus zelf de adressen niet in handen.
• Daarna is het aan je oude klasgenoten zelf om te beslissen of ze aan jou hun adresgegevens willen verstrekken.

Het is natuurlijk goed mogelijk dat je zelf niet voldoende informatie hebt om het Rijksregister in staat te stellen je vroegere klasgenoten op te sporen. En het is hier dat jouw school wellicht een dienst kan verlenen. De school beschikt hoogstwaarschijnlijk nog over lijsten van oud-leerlingen met hun naam, voornamen, geboortedatum en toenmalig adres.

Nu, de school verzamelde die gegevens destijds echter wel voor onderwijsdoeleinden. Omwille van artikel 4 van de privacywet mag de school die gegevens niet doorgeven aan iemand die een reünie wenst te organiseren.

Toch kan de school én de privacywet naleven én jou van dienst zijn. Zij kan namelijk op jouw verzoek en op jouw kosten, de gegevens die zij nog heeft van de gezochte leerlingen rechtstreeks aan het Rijksregister verstrekken. Alweer krijg jij die adressen dus zelf niet in handen. Daarna kan het Rijksregister het juiste adres opzoeken en aan de gezochte persoon een contactbrief versturen.

Conclusie:  Het is dus perfect mogelijk om voor de organisatie van een klasreünie de ontbrekende adressen te vinden van je vroegere klasgenoten, terwijl je tegelijkertijd eenieders privacy eerbiedigt omdat de procedure die hiervoor werd ingesteld, garandeert dat de adresgegevens van de personen die dat wensen, niet worden prijsgegeven.

↑ Top

School en reclame

Mag een school mij persoonlijk een brief richten waarin zij trachten mijn kind als leerling te werven?

De grote vraag is hier waar zij jouw adres hebben gevonden en hoe zij weten dat jouw kind de juiste leeftijd heeft om in aanmerking te komen voor een inschrijving in hun school?

Het mag wel als jij de school daarvoor uitdrukkelijk je toestemming hebt gegeven om jouw gegevens voor dit doel te gebruiken.

Het mag niet als de school je toestemming niet heeft gevraagd.

Als jij je toestemming niet hebt gegeven, hoe kent de school dan jouw adres? Dat is een zeer interessante vraag. Sommige scholen vragen bij de gemeente de gegevens op uit het bevolkingsregister van alle kinderen geboren in dat bepaalde jaar. Zo krijgen zij zicht op de kinderen die in aanmerking kunnen komen voor een inschrijving in hun school. De vraag is nu of dit zo maar mag? Wel, het mag niet. Dat is duidelijk. Een dergelijke werkwijze druist volledig in tegen de privacywet en tegen de wetgeving betreffende het bevolkingsregister.

Wat kun je doen als je toch een persoonlijke brief ontvangt terwijl je zeker weet dat je je toestemming hiervoor niet hebt gegeven? Als je niet weet waar de school je adres en de gegevens over je kind heeft gevonden, kun je best een brief schrijven waarin je je ertegen verzet dat zij de persoonlijke gegevens van jezelf en die van je kinderen gebruiken voor zulke doelen. Je kan eisen dat die school je gegevens uit haar adressenbestand verwijdert en je hebt er ook recht op te weten waar de school die gegevens vandaan heeft.
 
Nog meer reclame: Mag de school de gegevens van mijn kind aan andere personen doorgeven voor direct marketingdoeleinden?

Het gebeurt regelmatig dat scholen worden aangesproken door commerciële instellingen die graag in het bezit willen komen van het adressenbestand van hun leerlingen. De leerlingen of de ouders zijn voor hen immers een geschikte doelgroep om hun diensten of waren te verkopen. Het is bovendien een erg makkelijke en goedkope manier om een bepaalde doelgroep te bereiken.

Er zijn voorbeelden genoeg. Denk maar aan banken aan verzekeringsinstellingen die de leerlingen als klanten willen aantrekken met aantrekkelijke en volledig op maat gemaakte pakketten, sport- en jeugdclubs die hun ledenbestand willen aanvullen, fotografen, winkels die speelgoed of videogames verkopen, en ga zo maar door. Ook verkozen mandatarissen, zoals burgermeesters, schepenen, gemeenteraadsleden of volksvertegenwoordigers vragen er soms naar zodat ze felicitaties kunnen sturen aan communicanten of jarigen.

In principe mag dit niet, althans niet zonder jouw voorafgaande uitdrukkelijke, schriftelijke toestemming. De reden hiervoor is te vinden in het finaliteitsbeginsel in artikel 4 van de privacywet.

Dit artikel 4 stelt onder andere dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden mogen worden verkregen en dat die gegevens niet verder mogen worden verwerkt op een manier die onverenigbaar is met die doeleinden. Om te zien of een verdere verwerking onverenigbaar is, wordt rekening gehouden met de redelijke verwachtingen van de betrokkene maar ook met de wettelijke bepalingen die van toepassing zijn. De school verkreeg destijds de adresgegevens van haar leerlingen voor onderwijsdoeleinden en niet om ze door te geven aan commerciële instellingen of derden waardoor je kind onverwacht bestookt wordt met allerlei reclameboodschappen.

Telkens de school een dergelijk verzoek ontvangt, moet zij jou daarover eerst aanspreken en jouw uitdrukkelijke, schriftelijke toestemming vragen. In dat geval mag het wel.

Conclusie: Zonder jouw voorafgaande, uitdrukkelijke, schriftelijke toestemming mag het niet.

↑ Top

Magneetkaarten

De magneetkaarten op school

Als je kind op school eet, is het goed mogelijk dat het daarvoor een leerlingenkaart met chip moet gebruiken. En steeds meer scholen maken er gebruik van omdat het voor alle partijen gewoon gemakkelijk is.

Het is inderdaad heel gemakkelijk, geen zorgen om de betalingen en je kunt perfect nagaan hoeveel maaltijden je kind heeft genuttigd en of die overeenstemmen met de betaalde rekeningen.

Aan de andere kant biedt een magneetkaart meerdere technische mogelijkheden. De school zou op die kaart nog andere gegevens kunnen opslaan. Bijvoorbeeld, wanneer jouw kind welk type maaltijd heeft genomen. Toch mag de school niet zomaar allerlei gegevens over de gewoontes van jouw kind opslaan zonder je uitdrukkelijke toestemming. Daarom moet de school jou en je kind vooraf laten weten wat het precieze doeleinde is van de magneetkaart.

Wanneer die magneetkaart informatie registreert waardoor er persoonlijke gegevens over je kind vrijkomen en geregistreerd worden, mag de school die gegevens achteraf niet gebruiken voor andere dan de aangekondigde doeleinden, of toch zeker niet voor doeleinden die jij of je kind redelijkerwijze niet kunnen verwachten.

Zo zou de school kunnen nagaan wat de financiële draagkracht is van de leerlingen of hun eet- en drinkgewoontes onderzoeken. En dat is uiteraard niet toegestaan. Je hebt er als ouders en als leerling recht op dat je te allen tijde de controle over je eigen gegevens kunt bewaren.

↑ Top

Het rijksregisternummer

Mag de school het rijksregisternummer van mijn kind vragen en gebruiken?

Dag mag. Het rijksregisternummer is een bijzonder persoonsgegevens dat wordt beschermd door de privacywet en daar bovenop extra bescherming geniet door de wet van 8 augustus 1983 betreffende het Rijksregister. Het rijksregisternummer mag dus enkel onder strikte voorwaarden gebruikt worden.

Nu hebben de scholen het recht om het rijksregisternummer van je kind voor bepaalde doeleinden uit te wisselen met bepaalde andere instellingen. Zij kregen hiervoor een speciale vergunning, machtiging genoemd. Die machtiging wordt verleend door het Sectoraal comité voor het Rijksregister, dat binnen de Privacycommissie functioneert. Voorheen werd de machtiging verleend via een Koninklijk besluit. Een voorbeeld van een dergelijke gegevensuitwisseling is die met het Departement Onderwijs die de inschrijvingen in een school controleert.

De school mag in geen geval het rijksregisternummer van je kind gebruiken voor andere doeleinden of uitwisselen met andere personen of instellingen die niet werden goedgekeurd door een Koninklijk besluit of het Sectoraal comité van het Rijksregister.

↑ Top

De privacy van leerkrachten

Ook de leerkrachten hebben recht op privacy

Soms kan je kind er baat bij hebben dat het een vertrouwelijk gesprek kan voeren met een van de leerkrachten die het vertrouwt. Zo krijgt je kind de kans om ongedwongen zijn verhaal te doen en dat kan heilzaam werken. Het kan ook zijn dat jij zelf als ouder, te rade zou willen gaan bij een van de leerkrachten van uw kind.

Sommige scholen noteren de privéadressen van de leerkrachten in de schoolagenda. Maar dit kan alleen als de leerkracht daarvoor zijn uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven.

Het is echter privacyvriendelijker om geen privéadressen vrij te geven. Dat zal iedereen wel beamen. Het is immers niet absoluut noodzakelijk dat je het privé(e-mail)adres kent van de leerkracht.  Hetzelfde geldt natuurlijk voor het privételefoonnummer of gsm-nummer. De school kan bijvoorbeeld een aantal e-mailadressen aanmaken waar de leerling de leraar van zijn keuze kan bereiken.

↑ Top

Gescheiden ouders

Gescheiden, wat nu?

Als je gescheiden bent en je kinderen wonen niet bij je in, moet de school dan informatie over je kind geven als je erom verzoekt?

In principe wel. Bij een echtscheiding wordt tegenwoordig uitgegaan van een co-ouderschap. In dat geval nemen beide ouders samen de beslissingen ook al zijn ze gescheiden. Het gebeurt wel dat één van de ouders van de rechter de verantwoordelijkheid krijgt en in dat geval mag die ene ouder alleen beslissen. De andere ouder behoudt wel het toezicht op de opvoeding van het kind en heeft dus recht op informatie. Dit betekent dat de school ook de vragen van de andere ouder moet beantwoorden en hem moet ontvangen op het oudercontact.

Dit geldt natuurlijk niet als de andere ouder volledig uit het ouderlijk gezag werd ontzet.

↑ Top

De school en leerlingengegevens

Welke informatie slaat de school op over uw kind?

Het spreekt vanzelf dat de school de persoonlijke gegevens van hun leerlingen bijhoudt. Maar niet alles is zo maar toegestaan, zij moet wel de privacywet toepassen. De school verwerkt leerlingengegevens voor haar leerlingenadministratie, leerlingenbegeleiding en studiebeoordeling en ze houden vooral verband met hun studiekeuze, schoolprestatie, gedragsproblemen, afwezigheden, examenresultaten, enz. De school heeft die gegevens nodig om haar onderwijs- en opvoedingsopdracht te kunnen uitvoeren. Daarom is de school, zoals de privacy het vereist, door de wet gerechtigd leerlingengegevens te verwerken.

Midden dit alles staat echter de leerling, uw kind, en die heeft ook recht op privacy. Daarom legt de privacywet aan diegene die de persoonsgegevens verzamelt, opslaat of verspreidt – de zogenaamde verantwoordelijke voor de verwerking – bepaalde voorwaarden op. Hier is dus de school de verantwoordelijke voor de verwerking.

Welke voorwaarden moet de school nu precies naleven?

• De school mag alleen informatie over haar leerlingen inzamelen, als jij daar als ouder specifieke toestemming voor hebt gegeven. Maar het mag ook als de school zich kan beroepen op een rechtsgrond. Voorbeelden van een rechtsgrond zijn: een overeenkomst, een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd algemeen belang.
• De informatie die de school over jouw kind optekent, moet ter zake dienend zijn en die informatie moet ook proportioneel zijn aan haar doel. Dit wil zeggen dat de gegevens die de school inzamelt noodzakelijk moeten zijn om haar gerechtvaardigd doel te kunnen bereiken.
• De school mag die informatie niet aan iemand anders doorgeven, tenzij jij als ouder daarvoor specifieke toestemming geeft of als er een wettelijke basis voor is.
• Eens de school haar doel heeft bereikt, mag zij de gegevens van je kind niet verder bewaren, behalve indien dit wettelijk verplicht wordt.
• En ten slotte moet de school ervoor zorgen dat personen die daarvoor niet gemachtigd zijn, de persoonlijke gegevens van je kind niet kunnen inkijken.

Conclusie: De privacywet wil de privacy van de leerling garanderen door te beletten dat een schoolinstelling persoonsgegevens van een leerling zou verwerken die, gelet op het doel van de school, niet relevant of ongerechtvaardigd zijn of de gegevens onbeveiligd gegevens zou registreren, bewaren of verstrekken aan derden.

↑ Top

Publiceren van studieresultaten

Mag de school de studieresultaten van hun leerlingen publiceren?

De school verwerkt de individuele studieresultaten van haar leerlingen en dat doet ze om de schoolloopbaan van jouw kind te kunnen beoordelen, oriënteren, begeleiden en bij te sturen. Dit is een gerechtvaardigde verwerking want ze vindt haar grondslag in de onderwijswetgeving.

De school mag de studieresultaten bijgevolg alleen verstrekken aan de actoren die concrete of specifieke taken vervullen in de schoolloopbaan van jouw kind.

Wanneer de school de studieresultaten zou publiceren in een krant, wijkt ze niet alleen af van het doeleinde van haar wettelijke opdracht, maar het impliceert eveneens dat zij de persoonlijke gegevens van je kind meedeelt aan een onbepaald aantal derden.

De school mag alleen de studieresultaten publiceren als zij daarvoor de ondubbelzinnige en welingelichte toestemming heeft van de leerling of de ouders.

Conclusie: Zonder toestemming mag dat niet.

↑ Top

Nieuwe technologieën op school? Waarom niet, maar ...

De technologische vooruitgang is onstuitbaar en dagelijks ontwikkelen zich nieuwe toepassingen die ons leven makkelijker maken. Helaas zijn er ook gevaren aan verbonden zijn die raken aan de privacy van jouw kind.

Een voorbeeld hiervan is de RFID-badge (Radio Frequency Identifier) waarmee bijvoorbeeld de aanwezigheidsduur in een kinderopvang of  een naschoolse opvang kan worden opgemeten…  Het lijkt op het eerste zicht alleen maar voordelen te hebben maar wanneer de mogelijkheden van deze technologie misbruikt worden door kwaadwillige personen, kan dat zeer zware gevolgen hebben voor jouw privacy en die van je kind. Daarom moet de invoering van een RFID-badge altijd gepaard gaan met een aantal extra veiligheidsmaatregelen, zodat niet iedereen die het maar wil, jouw gangen en die van je kind kan nagaan.

Hierna lees je waarop je moet letten wanneer je ermee instemt een RFID-badge te gebruiken.

• Let er op dat er gebruik wordt gemaakt van een passieve RFID badge (dit soort RFID badge is de meest gebruikelijke) omdat deze badges geactiveerd worden met elektromagnetische inductie: de kaartlezer zendt elektromagnetische golven naar de badge, die op zijn beurt volgens welbepaalde radiofrequenties een vaste alfanumerieke reeks terugstuurt. De persoonsgegevens op de badge dienen tot een minimum beperkt te worden (soms zijn persoonsgegevens helemaal niet noodzakelijk en is het identificatienummer of liever het fabricagenummer van de badge al voldoende);
• Een manuele codering moet altijd mogelijk zijn;
• Opdat kinderen zichzelf niet zouden zien als een object, is het beter te vermijden dat zij een badge dragen: het kind wordt niet gescand noch gelabeld en het zijn de ouders die de badge activeren wanneer zij ‘s morgens het kind brengen of het ’s avonds terug afhalen;
• Er mag alleen toegang gegeven worden tot de badge en de server waarop de gegevens worden opgeslagen na een authenticatie (met login en paswoord). Er moet ook een logbestand worden aangemaakt, zodat altijd kan worden nagegaan wie de badge gelezen heeft en wanneer ze werd gelezen en om welke reden dat gebeurde;
• Er moet een goed beveiligd informaticasysteem zijn, zodat onbevoegden geen toegang krijgen tot de gegevens;
• De opgeslagen gegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk is;
• De gegevens kunnen alleen onder strikte voorwaarden aan derden worden verstrekt;
• Jouw rechten moeten geëerbiedigd worden:
  • Informatie over alle hierboven vermelde punten … met behulp van alle mogelijke middelen (brief, collectieve vergadering, website, powerpoint presentatie, huishoudelijke reglement, …);
  • Toegang tot, verbetering en verwijdering van jouw persoonsgegevens;
  • Contactpunt waar je vragen kunt stellen en informatie kunt inwinnen.

Is dit een rem op het gebruik van deze technologie? Toch niet!

Door een kleine “privacy” inspanning, zal deze nieuwe technologie aan ieders behoeften beantwoorden en zelfs de meest wantrouwige personen onder ons kunnen bekoren :-)

↑ Top